Ein Kalibrierlabor eines Großunternehmens benötigt ein stabiles Prüfmittelsystem, um die Produktion zu unterstützen. Seit vielen Jahren nutzen die Mitarbeiter des ifm Kalibrierlabors in Tettnang, das mittlerweile sehr in die Jahre gekommene Fluke METTRACK System, für die Inventarisierung und für alle Kalibrieraufzeichnungen. Das Team der ifm electronic gmbh besteht, wie in vielen anderen Laboren auch, aus Technikern und nicht aus Sachbearbeitern. Der Monatsanfang war allerdings geprägt von Tätigkeiten, wie dem Erstellen und Prüfen von Abruflisten und Statistiken. Die tägliche Verwaltungsarbeit nahm immer mehr zu. So wurden Anfragen der Nutzer beantwortet, Protokolle herausgesucht, diverse Listen gefüllt und kontrolliert. Meist genutztes Tool wurde Microsoft Excel im Zusammenspiel mit Exporten aus der METTRACK Datenbank. Die tatsächlich mögliche Kalibriertätigkeit schien ständig der Verwaltungstätigkeit weichen zu müssen, da die Serviceanfragen stetig anstiegen. Als nun auch noch weitere kleinere Kalibrierlabore der Firmengruppe die Kompetenz in Tettnang nutzen wollten, war der Bedarf mit gegebenem Personal kaum noch zu decken. Herr Buske (calHelp), der das Update der FLUKE METCAL Datenbank vor Ort in Tettnang durchführte, erinnert sich:

"Herr Hoffmann von der ifm electronic gmbh hatte sich auf beeindruckende Art und Weise Excel-Helfer geschaffen, die meiner Meinung nach, nur noch er in dieser Art und Weise bedienen konnte. Ein Export hier, der nächste dort. Der manuelle Aufwand, um aus dem bestehenden METCAL System, den Firmenrichtlinien im Hinterkopf und dem eigenen Anspruch bestmögliche valide Listen zu erstellen, kam mir enorm vor."

Die Techniker suchten nach einer Lösung, die mit den vorhandenen Daten der alten FLUKE METCAL Software, also dem METTRACK arbeiten konnte, aber vor allem auch die Statusverwaltung mit ihren monatlichen Abruflisten sofort automatisiert übernehmen konnte. Auch musste man die Weiterentwicklung des FLUKE METCAL zur neuen Datenbank mit Microsoft SQL-Server (METTEAM oder METCONNECT) im Blick behalten. Ein Wechsel auf diese Variante in den nächsten Monaten wäre mehr als denkbar. Auch wurde ein Kundenmanagement benötigt, mit dem es nicht nur möglich wäre den Kunden die Protokolle zur Verfügung zu stellen, sondern in dem auch Kompetenzen auf ausgewählte Nutzer übergeben werden können.

Nach der Vorstellung des calServer bei ifm electronic gmbh ging dann alles sehr schnell. Mit Hilfe der internen IT der ifm electronic gmbh wurde das System als Container gehostet und an nur einem Tag eingerichtet. Die Synchronisation mit der Fluke METTRACK sorgte sofort für die notwendigen Daten im System. Die weiteren Module konnten nach Wunsch eingerichtet werden. Hierfür wurde eine, in Zusammenarbeit mit den Labormitarbeitern entworfene, Statuslogistik konfiguriert. Das Setzen der abzurufenden Staties, als auch das setzen wieder aktiver Geräte kann nun von niemandem mehr vergessen werden. Die Logik des Systems kümmert sich um alles. Am Monatsanfang erhält jede Gruppe von Nutzern nun in ihrer individuellen Form automatisch Abruflisten. Die gewünschten und vorher mühsam per Excel erstellten Eskalationsstufen werden berücksichtigt. Aber das wichtigste: Keine Rückfragen zu Protokollen mehr! Herr Hoffmann erklärt überzeugend: "Wir hatten bisher einen Protokollordner, den die IT ständig an die Freigaben der Mitarbeiter anpassen musste. Diesen konnten wir nun komplett abschaffen. Wir müssen im Labor nur noch die Kalibrierscheine speichern und fertig! Das System macht den Rest und wir können die Zugriffsrechte, wenn nötig in der Software anpassen. Rollen oder Gruppen muss man aber eigentlich nur einmal richtig einrichten. Für uns hat sich der Prozess enorm vereinfacht und ist viel komfortabler als früher."

Durch Mundpropaganda im eigenen Unternehmen und durch die intuitive Nutzung des calServer Labormanagements ist eine Akzeptanz entstanden, die weitere Möglichkeiten eröffnet. Wie geplant wurde ein Labor aus einem anderen Standort (Polen) als Bearbeiter angelegt und pflegt nun all seine Prüfmittel ebenfalls im calServer. Ein weiteres Labor, aus Singapur wurde durch ein internes Audit auf das System aufmerksam und entschloss sich ebenso für deren Nutzung. Die flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten haben hier geholfen global eine Lösung zu etablieren.

"Es wäre für uns undenkbar gewesen die Geräte des Partnerlabores mitzupflegen. Der Aufwand wäre ohne eine Cloudsoftware wie calServer viel zu hoch für uns Techniker. Nun nutzen wir das System alle, aber doch jeder für sich. Das vereinfacht gerade die Zusammenarbeit enorm." [Hoffmann | ifm electronic gmbh]

Durch die vielen neuen Statistikmöglichkeiten gehen dem Laborpersonal die Ideen zur weiteren Integration sicher nicht aus. Momentan arbeitet sich das Team aus Tettnang in die Statistikmöglichkeiten des calServer ein und wird sicher wieder einige Excel Listen abschaffen können. Statt monatlich 2 Tage Listen zu erstellen, wird hier nun regelmäßig nachhaltig Automation geschaffen.

Digitalisierung eben!

Aus Sicht eines Softwareanbieters wie calHelp kann man sich einen Partner wie die ifm electronic gmbh nur wünschen. Der Drang sich stetig dem Kundenwunsch zu widmen und damit seinem Geschäftsmodell als Serviceunternehmen gerecht zu werden, ist hier in jeder Abteilung zu merken. IT, DevOps, Techniker und Manager haben ohne Barrieren ein tolles Projekt geschaffen. Seit Start des calServer vergeht kein Monat, in dem nicht die monatliche im Supportplan enthaltene Unterstützungsleistung zur Konfiguration und Schulung im System genutzt wird und es ist sicher, dass auch bald weitere calServer Module genutzt werden. So funktioniert Servicemanagement auf sehr hohem Niveau.